Boekingsadministratie voor de podiumpraktijk
Gageafspraak zet elke boeking vast in een bevestiging die opdrachtgever en artiest allebei tekenen, zodat je bij de soundcheck over muziek praat en niet over geld.
Voor solisten, bands, dj's en boekingskantoren. Je gegevens blijven binnen de Europese Unie.
01 Het probleem
Een boeking begint bijna altijd goed: een enthousiast bericht, een datum, een bedrag dat mondeling wordt genoemd. Pas op de dag zelf blijkt wat er niet is afgesproken, en dan sta je met je gitaar in de hand te onderhandelen over een backline die er niet is.
Was het bedrag inclusief of exclusief btw? Gold het per persoon of voor de hele band? Kwam de reiskostenvergoeding er nog bij? Wie de afspraak in losse berichten heeft staan, kan achteraf niets bewijzen en gaat vaak overstag om de sfeer goed te houden.
Een pdf in een bijlage van drie maanden geleden bereikt de technicus van vanavond zelden. Het gevolg is een monitormix die niet klopt, te weinig kanalen, geen stroompunt op de juiste plek en een opbouw die veel te laat begint.
Een optie die nooit is bevestigd, een bevestiging die nooit is doorgegeven, en twee bandleden die op dezelfde zaterdag iets anders hebben toegezegd. Het afzeggen kost je meer dan het optreden had opgeleverd.
De wettelijke betaaltermijn is standaard dertig dagen, tussen bedrijven mag maximaal zestig dagen worden afgesproken. Zonder factuurnummer, opdrachtgegevens en een vastgelegde termijn ben je in gesprek over de vraag of er wel iets is afgesproken.
Bij een consument is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat incassokosten mogen worden berekend, met een minimum van veertig euro. Wie die stap niet netjes zet, staat later met lege handen.
Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven. Als bevestigingen in de mail staan, riders in een cloudmap en betalingen in de bankapp, kost een terugblik op vorig seizoen een hele avond in plaats van een minuut.
02 De oplossing
Gageafspraak volgt de volgorde die je in de praktijk toch al aanhoudt, maar legt bij elke stap vast wat er is afgesproken. Aan het eind heb je een document dat beide partijen hebben getekend en een dossier dat je jaren later nog kunt openen.
Een zaal, festival of bruiloftsgast vraagt een datum aan. Je noteert de optie met een vervaldatum, en iedereen die in de agenda kijkt ziet meteen dat die dag bezet dreigt te raken. Loopt de optie af, dan krijg je een seintje.
Je kiest de afrekenvorm, vult de gage in, zet het btw-tarief erbij en selecteert je eigen annuleringsregeling. De velden voor reis, verblijf en catering staan er standaard bij, zodat je ze niet vergeet in te vullen.
De bevestiging gaat als een link naar de opdrachtgever, met de technische rider en het podiumplan als bijlage. Beide partijen tekenen digitaal en krijgen dezelfde versie terug. Wijzigt er iets, dan komt er een nieuwe versie met een duidelijk verschiloverzicht.
Na het optreden maak je vanuit dezelfde boeking een factuur met alle wettelijk verplichte gegevens. Je ziet in het overzicht welke gages nog openstaan en wanneer de betaaltermijn verstrijkt, zodat aanmanen een routineklus wordt.
03 Wat het doet
Geen module die je nooit opent. Alles in Gageafspraak hangt aan een boeking, en elke boeking is een dossier dat je in een oogopslag begrijpt.
Opties, bevestigde optredens en geblokkeerde dagen in een agenda die je met bandleden of collega's deelt. Twee boekingen op dezelfde dag worden meteen gemarkeerd, ook als ze bij verschillende artiesten horen.
De gage, de speeltijden, de bijlagen en de annuleringsregeling in een document dat beide partijen digitaal ondertekenen. Het getekende exemplaar blijft in het dossier staan, met de datum en het tijdstip van ondertekening.
Je technische rider, kanalenlijst en podiumplan staan bij het artiestenprofiel. Per boeking noteer je afwijkingen, bijvoorbeeld een akoestische bezetting of een kleinere backline, zonder je standaardrider te verbouwen.
Vertrektijd, laadadres, opbouw, soundcheck, aanvang en einde in een schema dat je als een enkele pagina naar de band en de crew stuurt. Wijzigt de zaal iets, dan zien de anderen die wijziging in hetzelfde overzicht.
Uit een getekende boeking rolt een factuur met factuurdatum, opeenvolgend factuurnummer, beide adressen, de omschrijving, de datum van het optreden, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag. Precies wat een factuur wettelijk moet bevatten.
Je ziet per boeking of de gage is betaald en wanneer de afgesproken termijn afloopt. Voor een consument staat er een kosteloze aanmaning met een termijn van veertien dagen klaar, precies zoals de wet die eist.
Verdeel de gage over bandleden, invallers en de bandkas, met een aparte regel voor reiskosten. Iedereen ziet zijn eigen deel per optreden, zodat de discussie na de show over de setlijst gaat en niet over de rekensom.
Alle boekingen, bevestigingen, riders en facturen zijn met een druk op de knop te exporteren. Handig voor je boekhouder, en noodzakelijk omdat je administratie zeven jaar bewaard moet blijven.
04 Wat het oplevert
De winst zit niet in mooie schermen, maar in de gesprekken die je niet meer hoeft te voeren.
05 Eerlijk verhaal
Wij tonen geen klantenlogo's en geen sterbeoordelingen. Wat wij wel kunnen laten zien, is precies wat de dienst doet, welke Nederlandse regels erachter zitten en hoe wij met je gegevens omgaan.
Boekingen en opties beheren, gageafspraken en riders vastleggen, bevestigingen digitaal laten ondertekenen, facturen opstellen met de wettelijk verplichte gegevens, betalingen bewaken en alles exporteerbaar bewaren.
Wij boeken geen optredens voor je, wij bemiddelen niet en wij geven geen juridisch advies. Je krijgt een werkbare basisbevestiging, maar voor een contract op maat of een geschil blijft je eigen jurist of belangenorganisatie aan zet.
De factuurvelden volgen de wettelijke eisen aan een factuur. De betaalbewaking gaat uit van de standaardtermijn van dertig dagen, met maximaal zestig dagen tussen bedrijven. De aanmaningsstap volgt de verplichte kosteloze aanmaning van veertien dagen bij consumenten.
De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer volledig op schijnzelfstandigheid. Een arbeidsrelatie wordt getoetst aan artikel 7:610 BW, dus aan arbeid, loon en gezag, met de gezichtspunten uit het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 erbij. Je dossier per boeking helpt je die beoordeling te onderbouwen.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. Contactgegevens van boekers zijn persoonsgegevens, dus je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gageafspraak is een uitgave van MLJ. Jimenez Julien is verantwoordelijk voor de inhoud en schrijft de artikelen op deze site zelf. Lees op de pagina over de auteur hoe hij werkt en waarom dit onderwerp hem bezighoudt.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Stel: een vierkoppige band krijgt in maart een aanvraag voor een zomerfestival. De optie gaat in de agenda met een vervaldatum van drie weken. Twee dagen voor die vervaldatum vraagt een zaal dezelfde avond aan, en omdat de optie zichtbaar is, wordt die tweede aanvraag als reserve genoteerd in plaats van per ongeluk toegezegd.
Het festival bevestigt, tekent de bevestiging inclusief de rider, en krijgt daarmee de kanalenlijst en het podiumplan binnen. Na het optreden gaat de factuur uit vanuit dezelfde boeking, met de afgesproken betaaltermijn. Blijft de betaling uit, dan staat de aanmaning klaar met de juiste termijn erin. Dit is een geschetst voorbeeld ter illustratie van de werkwijze, geen weergave van een bestaande klant.
Wat er na het formulier gebeurt: je aanvraag komt binnen bij Jimenez Julien, je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord en, als je dat wilt, een rondleiding waarin wij samen een boeking van jou invoeren. Er belt niemand ongevraagd na.
06 Tarieven
Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Je kiest het pakket dat bij je bezetting past en je kunt op elk moment wisselen.
15 euro per maand
Meest gekozen opzet
34 euro per maand
72 euro per maand
07 Vragen
Het is allebei tegelijk. Je vult de gage, de speeltijden, de reis- en verblijfsafspraken, de rider en de annuleringsregeling in, en Gageafspraak maakt daar een bevestiging van die opdrachtgever en artiest allebei ondertekenen. Die ondertekende bevestiging is je schriftelijke afspraak en blijft in het dossier van de boeking staan. Voor een uitgebreid contract op maat blijft je eigen jurist aan zet.
Ja. Het pakket Solo is precies daarvoor bedoeld: een artiestenprofiel, een rider, je eigen voorwaarden en onbeperkt boekingen. Je hoeft geen bandleden of medewerkers toe te voegen om de bevestigingen, de herinneringen en het gagedossier te kunnen gebruiken.
Dat is wat het pakket Bureau doet. Je zet elke artiest neer als een eigen profiel met een eigen rider, eigen tarieven en eigen voorwaarden, en je collega's krijgen toegang tot de agenda's waar zij verantwoordelijk voor zijn. De boekingen blijven per artiest gescheiden, de agenda toont ze naast elkaar zodat dubbele data meteen opvallen.
Gageafspraak maakt van een getekende boeking een factuurregel met alle gegevens die een factuur wettelijk moet bevatten, waaronder factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, de gegevens van beide partijen, de omschrijving, de datum van het optreden, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag. Je verstuurt die factuur vanuit het dossier en ziet in hetzelfde overzicht of er is betaald.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. Contactgegevens van zalen, festivals en particuliere opdrachtgevers zijn persoonsgegevens, dus je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt en een export waarmee je een inzage- of wissingsverzoek binnen een maand kunt afhandelen.
In de bevestiging leg je vooraf vast wat er bij annulering gebeurt, per termijn en per partij, en wat er geldt bij overmacht zoals een afgelast festival of ziekte. Zeg je een boeking af in het dossier, dan zet Gageafspraak de afgesproken regeling erbij, houdt de datum in je agenda vrij en maakt de reeds gemaakte kosten zichtbaar die je nog in rekening kunt brengen.
Ja. Je uploadt je eigen algemene voorwaarden en je eigen technische rider en podiumplan, en die worden als bijlage aan elke bevestiging gekoppeld. Wij leveren een basisindeling voor een rider mee, maar niets verplicht je die te gebruiken. Per boeking kun je afwijkingen noteren, bijvoorbeeld een kleinere backline of een aangepaste opbouwtijd.
Gageafspraak kost 15 euro per maand voor Solo, 34 euro per maand voor Band en 72 euro per maand voor Bureau. Je betaalt per maand en je kunt per maand opzeggen. Bij opzegging exporteer je al je boekingen, bevestigingen en facturen, zodat je administratie ook zonder ons compleet blijft voor de bewaarplicht van zeven jaar.
08 Uit het blog
Praktische stukken over de administratie rond optreden, geschreven voor mensen die liever spelen dan schrijven.
Veelgestelde vragen
De vragen die boekers en artiesten telkens weer stellen over afzeggen, ziekte, weeralarm, aanbetaling en betaaltermijnen, met een werkbaar antwoord per vraag.
Stappenplan
Het hele traject van een boeking op een rij: optie, bevestiging, rider, reisschema, dagplanning, afrekening, factuur, betaaltermijn en nazorg.
Kosten en budget
Reken een boeking door van kilometers en opbouwtijd tot backline, verzekering en btw, zodat je gage niet alleen de speeltijd van een uur dekt.
09 Contact
Vertel kort wie je bent en hoe je nu boekt: als solist met een agenda in je telefoon, als band met een gedeelde map, of als bureau met tien artiesten en evenveel spreadsheets. Wij laten in een rondleiding zien hoe jouw eerstvolgende boeking eruitziet in Gageafspraak, met je eigen rider en je eigen voorwaarden erin.
Liever meteen mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.
Na het versturen kom je op onze bedanktpagina terecht. Wij gebruiken je gegevens alleen om je aanvraag te beantwoorden, zoals beschreven in de privacyverklaring.