Wat moet er allemaal in een boekingsbevestiging staan voordat je hem verstuurt?

Een mondeling toegezegd optreden is juridisch een afspraak, maar in de praktijk vooral een herinnering. Deze gids loopt langs alles wat in een boekingsbevestiging hoort te staan voordat je hem verstuurt, van speeltijd en gage tot btw, backline en afzeggen. Aan het eind heb je een lijst die je in een half uur afvinkt.

Waarom de bevestiging het belangrijkste papier van je boeking is

Bijna elke boeking begint informeel. Een programmeur belt, een festival appt, een bruidspaar vraagt of je in juni nog vrij bent. Er valt een datum, er valt een bedrag, en beide partijen hangen tevreden op.

Het gedoe komt maanden later. Dan weet niemand meer of dat bedrag voor de hele groep gold of per muzikant, of de reis erbij zat, en hoe laat je nu precies mocht inladen. Wie niets heeft vastgelegd, onderhandelt op de dag zelf, met de deuren bijna open en de tijd tegen zich.

Een bevestiging haalt die discussie naar voren. Alles staat in één document, beide partijen zetten er hun handtekening onder, en dat document is daarna tegelijk je bewijsstuk, je draaiboek en je administratie. Bewaren doe je het toch al: een ondernemersadministratie moet zeven jaar beschikbaar blijven.

Blok een: wie, waar en wanneer

Het saaiste deel van de bevestiging is het deel dat het vaakst misgaat. Zet daarom bovenaan wie er precies contracteert. Niet "het café op de hoek", maar de rechtspersoon of de ondernemer met adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer. Een KVK-nummer bestaat uit acht cijfers, dus een getal van zeven of negen cijfers is een typefout die je later op de factuur terugziet.

Aan jouw kant hoort hetzelfde te staan: de artiestennaam waaronder je speelt, de onderneming die factureert en het rekeningnummer. Boek je via een bureau, benoem dan expliciet wie de opdrachtnemer is en wie de gage int.

• Speeldatum, met het jaartal voluit geschreven.
• Adres van de speelplek, inclusief het laadadres als dat een andere ingang is.
• Naam en telefoonnummer van de contactpersoon die op de dag zelf aanwezig is.
• Naam en telefoonnummer van de technicus, als dat iemand anders is.

Dat laatste punt lijkt overbodig tot het moment waarop je om half vijf voor een gesloten deur staat en de enige contactpersoon die je hebt in de mail zit van iemand die vrij is.

Blok twee: de tijden waar je aan gehouden wordt

Speeltijd is niet één tijdstip maar een reeks. Leg de volgorde vast zoals de dag werkelijk verloopt, dan hoef je later niets uit te leggen.

Onderdeel	Wat je vastlegt	Waarom het ertoe doet
Inladen	Tijdstip en of er een lift of laadperron is	Bepaalt hoeveel handen je meeneemt
Opbouw	Van wanneer tot wanneer het podium vrij is	Voorkomt opbouwen tijdens een ander programma
Soundcheck	Begintijd en duur	Zonder afspraak verdampt dit als eerste
Aanvang	Exacte begintijd van de set	Basis voor alle andere afspraken
Sets	Aantal sets en lengte per set	Twee keer vijfenveertig is iets anders dan negentig
Afbouw	Uiterlijke tijd waarop je weg bent	Relevant bij een sluitingstijd of nachtvergunning

Spreek ook af wat er gebeurt als het programma uitloopt. Speel je later maar even lang, of kort je in? Zonder die zin sta je om kwart over twaalf te overleggen terwijl de zaal wacht.

Blok drie: de gage en alles wat eraan vastzit

Zet het bedrag voluit en zeg erbij of het voor het hele gezelschap geldt of per persoon. Vermeld daarna het btw-tarief. Nederland kent een algemeen tarief van 21 procent en een verlaagd tarief van 9 procent; welk tarief op jouw prestatie van toepassing is, laat je eenmalig door je boekhouder vaststellen en leg je daarna vast in je profiel.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en trek je geen voorbelasting af. De omzetgrens daarvoor ligt op 20.000 euro per kalenderjaar. Vermeld dat in de bevestiging, anders rekent de boeker op een bedrag inclusief btw dat er nooit komt.

Kies bewust je afrekenvorm

Een vast bedrag is niet de enige mogelijkheid. Een garantie met een staffel of een percentage van de recette kan gunstiger uitpakken, maar vraagt meer afspraken over telling en inzage. Welke vorm wanneer verstandig is, staat uitgewerkt in het overzicht van de verschillen tussen een vaste gage, een garantie en een deurdeal.

Reis, verblijf en catering

Noteer of reiskosten los worden vergoed of in de gage zitten. Voor een onbelaste kilometervergoeding hanteert de fiscus sinds 1 januari 2024 een bedrag van 0,23 euro per kilometer; dat is binnen een band een bruikbaar ijkpunt om de rit eerlijk te verdelen. Staat er een overnachting op het programma, leg dan vast wie boekt en wie betaalt.

Catering hoort in dezelfde alinea. Een maaltijd voor vijf personen, drankjes tijdens de show en een dieetwens die je op tijd doorgeeft: het kost niets om het op te schrijven en het scheelt op de dag zelf een zoektocht naar een snackbar.

Blok vier: techniek en wat de zaal levert

De technische rider hoort geen losse bijlage te zijn die drie maanden geleden ergens is toegestuurd. Verklaar hem in de bevestiging onderdeel van de afspraak, en zet de kern in de tekst zelf: aantal kanalen, monitorwensen, benodigde stroompunten en wie de backline levert.

Spreek daarnaast af wie de geluidstechnicus levert en of die persoon met jullie meeluistert of alleen het huisgeluid bedient. Werk je met eigen licht of eigen truss, houd er dan rekening mee dat hijs- en hefgereedschap volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar gekeurd moet zijn, en dat NEN 3140 de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen beschrijft. Zalen vragen daar steeds vaker naar.

Blok vijf: afzeggen, ziekte en overmacht

Het onderwerp waar niemand over wil beginnen is het onderwerp dat de bevestiging het meeste waard maakt. Regel per termijn wat er gebeurt en doe dat voor beide partijen, want een festival dat drie dagen van tevoren afbelt kost jou net zoveel als andersom.

1. Afzegging langer dan een maand vooraf: welk deel van de gage vervalt en welk deel blijft staan.
2. Afzegging binnen een maand: een hoger percentage, plus de kosten die al zijn gemaakt.
3. Afzegging op de dag zelf: de volledige gage, tenzij je iets anders afspreekt.
4. Overmacht: wat geldt bij ziekte, bij een weeralarm of bij een verbod van de gemeente.
5. Vervanging: mag je een invaller sturen, en zo ja onder welke voorwaarden.

Zet erbij welke kosten je hoe dan ook doorberekent, bijvoorbeeld een geboekte hotelkamer of een gehuurde bus. Dat is geen hardheid, dat is duidelijkheid vooraf.

Blok zes: betalen, factureren en bewaren

Spreek de betaaltermijn af in de bevestiging zelf. Wettelijk geldt standaard dertig dagen; tussen bedrijven mag maximaal zestig dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 niet verder gaan dan dertig dagen. Spreek je niets af, dan geldt de standaardtermijn en heb je later niets extra's om op te wijzen.

Zorg dat je factuur alles bevat wat wettelijk verplicht is: factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving, de datum van het optreden, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag. Een factuur die een van die onderdelen mist, geeft de boekhouder van de zaal een reden om te wachten.

Speel je voor een onderdeel van de rijksoverheid, houd er dan rekening mee dat leveranciers daar sinds 1 januari 2017 elektronisch factureren, onder meer via het Peppol-netwerk. Vraag vooraf welk kanaal ze gebruiken en welk ordernummer op de factuur moet.

Zo heb je hem in een half uur af

De truc is niet sneller typen maar minder opnieuw typen. Werk met een vaste indeling waarin je artiestengegevens, je standaardrider, je annuleringsregeling en je betaaltermijn al staan. Per boeking vul je dan alleen datum, plek, tijden, gage en bijzonderheden in.

Precies zo werkt de boekingsmodule van Gageafspraak: je profiel en je voorwaarden staan er één keer in, de bevestiging vult zichzelf grotendeels en gaat als ondertekenbare link naar de opdrachtgever. Wil je zien hoe die stap in het geheel past, loop dan het volledige traject van eerste aanvraag tot uitbetaling eens door.

Loop voor je verstuurt nog één keer de bedragen na. De meeste schade ontstaat niet door een vergeten kanaal maar door een verkeerd getal, en die categorie staat verzameld in het overzicht van de gagefouten die achteraf het vaakst geld kosten. Wie schrijft over dit onderwerp en waarom, lees je op de pagina over Jimenez Julien.

Conclusie: één document dat de hele avond draagt

Een goede bevestiging is geen juridisch bouwwerk maar een geordend antwoord op zes vragen: wie, wanneer, hoe laat, hoeveel, met welke techniek en wat als het niet doorgaat. Wie die zes blokken invult, hoeft op de speeldag alleen nog muziek te maken.

Gageafspraak zet die blokken klaar, koppelt je rider als bijlage, laat beide partijen digitaal tekenen en bewaart het getekende exemplaar in het dossier van de boeking. Wil je zien hoe dat er voor jouw praktijk uitziet, vraag dan een demo aan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens.