Wat wij met je gegevens doen als je contact opneemt

Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is MLJ, uitgever van Gageafspraak. De volledige gegevens van MLJ staan in het colofon. Voor alles wat met privacy te maken heeft, gebruik je jimenezjulien42@gmail.com. Je bericht komt bij Jimenez Julien terecht, die als directeur van de publicatie verantwoordelijk is voor de site.

De AVG is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Wij houden ons aan beide.

Welke gegevens deze site van je verwerkt

Gageafspraak is op dit moment een vitrine met een aanvraagformulier. Je hoeft geen account aan te maken om de site te lezen en er staat geen boekingsadministratie op deze site. Wij verwerken alleen wat jij zelf invult of wat technisch nodig is om de pagina te tonen.

• Naam. Om je in het antwoord persoonlijk aan te spreken.
• E-mailadres. Om te kunnen antwoorden op je aanvraag.
• Bedrijf of organisatie. Optioneel. Dit is vaak de bandnaam, de artiestennaam of de naam van het boekingskantoor, en helpt ons de demo op je situatie af te stemmen.
• Waar het om gaat. Je keuze uit de pakketten Solo, Band en Bureau, een demoaanvraag of een offerte op maat.
• Je situatie. De vrije tekst die je schrijft. Zet daar geen gegevens in die je niet kwijt wilt, zoals gages van bestaande opdrachtgevers, contactgegevens van derden of gezondheidsgegevens.
• Technische gegevens. Bij het opvragen van een pagina en het versturen van het formulier verwerkt onze hostingpartij tijdelijk gegevens als het IP-adres en het browsertype, om de site te leveren en misbruik van het formulier te weren.

Waarvoor wij die gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij gebruiken je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, een demo in te plannen, een offerte te maken en, als je dat wilt, het gesprek daarover voort te zetten. De grondslag daarvoor is het uitvoeren van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, en voor het overige ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen netjes af te handelen en het formulier tegen misbruik te beschermen.

Wij gebruiken je gegevens niet voor profilering, niet voor geautomatiseerde besluitvorming en niet voor advertenties. Je krijgt geen nieuwsbrief omdat je een demo hebt aangevraagd. Wij verkopen je gegevens niet en verhuren ze niet.

Hoe lang wij het bewaren

• Leidt je aanvraag niet tot een overeenkomst, dan bewaren wij de correspondentie maximaal twaalf maanden, zodat wij een eventuele vervolgvraag in context kunnen plaatsen. Daarna verwijderen wij het bericht.
• Word je klant, dan hoort de correspondentie bij het dossier van de overeenkomst en geldt voor de administratieve stukken de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
• Vraag je eerder om verwijdering, dan doen wij dat, behalve voor gegevens die wij op grond van die bewaarplicht moeten houden.

Wie je gegevens verder onder ogen krijgt

Wij schakelen zo min mogelijk partijen in. Op dit moment gaat het om de volgende ontvangers.

• Netlify als verwerker voor de hosting van de site en de afhandeling van het formulier. Met Netlify gelden verwerkersvoorwaarden zoals artikel 28 AVG die vraagt.
• Onze e-mailvoorziening, om je bericht te ontvangen en te beantwoorden.
• Onze boekhouding, uitsluitend als er een factuur uit voortkomt.

Verder verstrekken wij niets aan derden, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt. De gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Is voor een onderdeel toch doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte nodig, dan gebeurt dat alleen met een geldig doorgiftemechanisme, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De gegevens in je boekingsdossier

Zodra je Gageafspraak gaat gebruiken, verandert de rolverdeling. In je boekingen staan namen en contactgegevens van programmeurs, technici, festivalorganisatoren en particuliere opdrachtgevers, plus adresgegevens en bankgegevens voor de uitbetaling. Dat zijn persoonsgegevens, en jij bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker en verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht.

• Je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft, met afspraken over beveiliging, subverwerkers, geheimhouding en teruggave of verwijdering na afloop.
• Je kunt je hele dossier exporteren, zodat je een verzoek om inzage, rectificatie of wissing binnen een maand kunt beantwoorden. Die termijn mag met maximaal twee maanden worden verlengd als een verzoek complex is.
• De verwerkingen die je met Gageafspraak doet, horen thuis in je eigen verwerkingsregister volgens artikel 30 AVG. Voor een boekingskantoor dat structureel gegevens van opdrachtgevers verwerkt, geldt die plicht in de praktijk vrijwel altijd.
• Ontdekken wij een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging bij jou, zodat jij binnen de termijn van 72 uur na ontdekking je melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens kunt doen wanneer dat nodig is.

Bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG horen niet in een boekingsdossier. Ziekte van een bandlid leg je vast als reden voor een afzegging, zonder medische details.

Beveiliging

De site wordt uitsluitend over een versleutelde verbinding aangeboden. De toegang tot het e-mailaccount waar je aanvraag binnenkomt is beveiligd met een sterk wachtwoord en tweestapsverificatie. Wij bewaren niet meer gegevens dan nodig en geven alleen toegang aan wie die voor het werk nodig heeft, wat in de praktijk neerkomt op de directeur van de publicatie.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust. Je stuurt zo'n verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand; is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Cookies en wijzigingen

Deze site plaatst alleen strikt noodzakelijke cookies. Wat dat precies inhoudt, staat in het cookiebeleid. Wijzigen wij deze verklaring, dan passen wij de datum bovenaan aan. Bij een ingrijpende wijziging melden wij dat aan klanten per e-mail.